Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 4 octobre 2026

La présente Politique de confidentialité explique comment Caldermark Prosta Spolka Akcyjna (« Caldermark », « nous ») traite les données à caractère personnel lorsque vous visitez un site exploité par Caldermark, nous contactez, demandez une démonstration ou un devis, soumettez un formulaire de certification ISO, échangez avec nous au sujet d’un projet ou interagissez avec nous dans un contexte professionnel.

Elle s’applique aux sites corporate de Caldermark ainsi qu’aux sites produits qui désignent expressément Caldermark P.S.A. comme leur opérateur. Un produit peut publier une notice de confidentialité complémentaire lorsque ses activités de traitement diffèrent sensiblement de celles décrites ici.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Caldermark Prosta Spolka Akcyjna ul. Sw. Filipa 23 lok. 3 31-150 Krakow, Pologne KRS 0001263631 NIP 6762726709 REGON 545582260 Capital social : 10 000 PLN E-mail : info@caldermark.com

2. Données personnelles susceptibles d’être traitées

Selon la manière dont vous interagissez avec nous, nous pouvons traiter :

• des données d’identification et de contact professionnel, telles que nom, société, fonction, adresse e-mail et numéro de téléphone ;
• des informations relatives à l’entreprise et au projet fournies dans une demande, un assessment, une demande de démonstration, de devis ou de certification ;
• la correspondance et les enregistrements de nos communications ;
• les documents que vous choisissez de téléverser ou de nous transmettre ;
• des données contractuelles, de commande, de facturation et de transaction lorsqu’une relation commerciale existe ;
• des données techniques générées lors de l’utilisation de nos sites, telles que l’adresse IP, la date et l’heure, la page demandée, les informations sur le navigateur ou l’appareil, les événements de sécurité et les journaux serveur ;
• des données relatives aux cookies, préférences et outils d’analyse lorsque ces technologies sont utilisées et, lorsque cela est requis, après votre consentement ;
• toute autre donnée personnelle que vous fournissez volontairement dans le cadre d’un objectif professionnel légitime.

Veuillez ne pas transmettre de catégories particulières de données personnelles ni de données confidentielles de tiers sauf si elles sont nécessaires au service demandé et si vous êtes autorisé à les communiquer.

3. Finalités et bases juridiques

Nous ne traitons des données personnelles que lorsqu’une base juridique existe.

Fonctionnement et sécurité du site

Nous traitons les journaux techniques, événements de sécurité et certaines informations limitées sur l’appareil ou le réseau afin d’exploiter, protéger, diagnostiquer et améliorer nos sites et systèmes. La base juridique est notre intérêt légitime à exploiter des services numériques sûrs et fiables (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD) et, le cas échéant, l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b).

Demandes, démonstrations, assessments et échanges projet

Nous traitons vos coordonnées et le contenu de votre demande afin d’y répondre, d’évaluer vos besoins, de préparer une proposition, d’organiser une démonstration ou un assessment et de communiquer sur un projet potentiel. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b du RGPD lorsque le traitement est nécessaire à des mesures précontractuelles prises à votre demande, et l’article 6, paragraphe 1, point f pour la gestion courante des relations B2B et la correspondance.

Formulaire ISO et coordination de certification

Lorsque vous soumettez un formulaire de certification, nous traitons les données concernant l’entreprise, les contacts, le périmètre, la sécurité, la documentation et les fichiers nécessaires pour évaluer le parcours de certification demandé, préparer les documents, coordonner l’audit et administrer le service. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b et, le cas échéant, le point f du RGPD. Les données nécessaires peuvent être transmises à l’organisme de certification indépendant et aux prestataires spécifiquement impliqués dans le processus demandé.

Exécution du contrat et administration client

Nous traitons les données nécessaires à la conclusion et à l’exécution des contrats, à la fourniture des services, au support, à la gestion des commandes et aux échanges avec les représentants autorisés du client. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b du RGPD.

Obligations comptables, fiscales et légales

Nous traitons les données contenues dans les factures, registres comptables, documents sociaux et autres pièces lorsque leur conservation ou leur communication est imposée par la loi. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point c du RGPD.

Constatation, exercice ou défense de droits en justice

Nous pouvons conserver et utiliser les éléments nécessaires pour documenter les transactions, prévenir les abus, résoudre les litiges ou constater, exercer ou défendre des droits en justice. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD.

Analytics et cookies non essentiels

Lorsque nous utilisons des outils d’analyse, publicitaires ou similaires optionnels, nous ne les activons sur la base de votre consentement que lorsque celui-ci est requis. La base juridique est alors l’article 6, paragraphe 1, point a du RGPD. Le consentement peut être retiré à tout moment via les Paramètres cookies, sans affecter la licéité du traitement antérieur.

Marketing électronique direct

Nous n’envoyons des communications de marketing électronique direct que lorsqu’une base juridique appropriée existe et que tout consentement exigé par les règles applicables aux communications électroniques a été obtenu.

4. Données provenant d’autres sources

La plupart des données sont obtenues directement auprès de vous. Dans un contexte B2B, nous pouvons également obtenir des coordonnées professionnelles ou des informations publiques sur l’entreprise auprès de votre employeur, de sites d’entreprise, de registres publics, de réseaux professionnels, de partenaires commerciaux ou d’autres sources légitimes. Lorsque cela est requis, nous fournissons les informations prévues à l’article 14 du RGPD.

5. Destinataires et prestataires

Nous ne communiquons les données personnelles qu’aux destinataires qui en ont besoin pour une finalité légitime, notamment :

• des prestataires d’hébergement, d’infrastructure, de messagerie, de sécurité et d’IT ;
• des conseillers professionnels, comptables, auditeurs et avocats ;
• des prestataires de paiement ou financiers lorsque cela est nécessaire à une transaction ;
• des organismes de certification indépendants, auditeurs et prestataires participant au processus de certification ;
• des sous-traitants ou partenaires spécialisés impliqués dans un projet lorsque la communication est nécessaire à son exécution ;
• des autorités publiques ou juridictions lorsque la loi l’exige ;
• un acquéreur, investisseur ou successeur dans le cadre d’une véritable opération sur l’entreprise, sous réserve de garanties appropriées.

Les prestataires qui traitent des données pour notre compte sont soumis à des obligations contractuelles et de sécurité appropriées.

6. Transferts internationaux

Lorsque des données personnelles sont transférées hors de l’Espace économique européen, nous utilisons, lorsque cela est requis, un mécanisme légal approprié, tel qu’une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou un autre mécanisme autorisé par le chapitre V du RGPD.

7. Durée de conservation

Nous ne conservons les données que pendant la durée raisonnablement nécessaire à la finalité concernée et aux obligations légales, comptables, de sécurité ou liées à d’éventuelles réclamations.

À titre de règle de travail :

• les demandes ordinaires ne débouchant pas sur une relation commerciale sont normalement conservées jusqu’à 24 mois après le dernier échange substantiel ;
• les dossiers de certification non aboutis sont normalement conservés jusqu’à 12 mois après leur clôture ;
• les dossiers clients et projets actifs sont conservés pendant la relation puis pendant la durée nécessaire aux obligations légales et aux éventuels recours ;
• les documents comptables et fiscaux sont conservés pendant les durées imposées par la loi ;
• les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une période limitée adaptée à la sécurité et au diagnostic ;
• les preuves de consentement peuvent être conservées aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour démontrer la conformité.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées ou anonymisées, sous réserve des cycles de sauvegarde et obligations légales de conservation.

8. Vos droits

Sous réserve des conditions et limites prévues par le RGPD, vous pouvez notamment disposer des droits suivants :

• accès à vos données ;
• rectification ;
• effacement ;
• limitation du traitement ;
• opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ;
• portabilité dans les cas prévus par la loi ;
• retrait du consentement ;
• réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente.

Les demandes peuvent être adressées à info@caldermark.com. Nous pouvons demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité.

L’autorité polonaise compétente est le Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanislawa Moniuszki 1A, 00-014 Varsovie, Pologne.

9. Décisions automatisées

Les sites corporate Caldermark ne prennent pas de décisions produisant des effets juridiques ou similaires significatifs uniquement par des moyens automatisés, sauf indication expresse d’un service particulier.

10. Sécurité

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et aux risques, notamment des contrôles d’accès, l’authentification, le chiffrement en transit, la journalisation, les sauvegardes, le durcissement des systèmes et des accès administratifs restreints.

11. Données des produits et clients

Pour certains logiciels, Caldermark peut traiter des données personnelles pour le compte d’un client professionnel en qualité de sous-traitant. Dans ce cas, le client détermine généralement les finalités et moyens du traitement et sa propre notice de confidentialité s’applique aux utilisateurs concernés. Un accord distinct de traitement des données peut encadrer le rôle de Caldermark.

12. Sites de tiers

Nos sites peuvent contenir des liens vers des sites ou services tiers. Leurs pratiques de confidentialité sont régies par leurs propres politiques.

13. Enfants

Les services corporate et B2B de Caldermark ne sont pas destinés aux enfants.

14. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette Politique lorsque nos services, technologies ou obligations légales évoluent. La version actuelle et sa date d’entrée en vigueur seront publiées sur le site concerné.

15. Contact

Questions relatives à la confidentialité : info@caldermark.com.