Polityka prywatnosci

Data obowiazywania: 4 pazdziernika 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatnosci wyjasnia, w jaki sposob Caldermark Prosta Spolka Akcyjna ("Caldermark", "my") przetwarza dane osobowe osob odwiedzajacych strony prowadzone przez Caldermark, kontaktujacych sie z nami, zamawiajacych demo lub wycene, przesylajacych formularz dotyczacy certyfikacji ISO albo prowadzacych z nami rozmowy biznesowe.

Polityka ma zastosowanie do stron korporacyjnych Caldermark oraz do stron produktowych, ktore wyraznie wskazuja Caldermark P.S.A. jako operatora. Dla wybranych produktow moze byc opublikowana dodatkowa informacja o prywatnosci, jezeli zakres przetwarzania istotnie sie rozni.

1. Administrator danych

Administratorem danych jest:

Caldermark Prosta Spolka Akcyjna ul. Sw. Filipa 23 lok. 3 31-150 Krakow, Polska KRS 0001263631 NIP 6762726709 REGON 545582260 Kapital akcyjny: 10 000 PLN E-mail: info@caldermark.com

2. Jakie dane mozemy przetwarzac

W zaleznosci od sposobu kontaktu mozemy przetwarzac:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imie i nazwisko, firma, stanowisko, e-mail i telefon;
• informacje o organizacji, projekcie, wymaganiach, zakresie uslugi, ocenie lub certyfikacji;
• korespondencje i historie komunikacji;
• dokumenty dobrowolnie przeslane lub zaladowane przez uzytkownika;
• dane umowne, zamowieniowe, rozliczeniowe i transakcyjne;
• dane techniczne, takie jak adres IP, czas zadania, odwiedzona podstrona, przegladarka, urzadzenie, logi systemowe i zdarzenia bezpieczenstwa;
• dane z plikow cookies, preferencji i analityki, jezeli dana technologia jest stosowana i - gdy jest to wymagane - uzytkownik wyrazil zgode;
• inne dane dobrowolnie przekazane w uzasadnionym celu biznesowym.

Prosimy nie przesylac danych szczegolnych kategorii ani poufnych danych osob trzecich, jezeli nie sa one konieczne do wykonania zamowionej uslugi i nie ma podstawy do ich przekazania.

3. Cele i podstawy prawne

Dzialanie i bezpieczenstwo strony

Dane techniczne i logi sa przetwarzane w celu utrzymania, zabezpieczenia, diagnozowania i ulepszania stron i systemow. Podstawa jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w odpowiednich przypadkach takze wykonanie umowy lub podjecie dzialan przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Zapytania, demo, assessment i rozmowy projektowe

Dane kontaktowe i tresc zapytania sa wykorzystywane do udzielenia odpowiedzi, oceny potrzeb, przygotowania oferty, umowienia demo lub assessmentu i prowadzenia komunikacji. Podstawa jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz - w zwyklej komunikacji B2B - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Formularz ISO i koordynacja certyfikacji

Przetwarzamy dane o firmie, osobach kontaktowych, zakresie, zabezpieczeniach, dokumentacji i przeslanych plikach w zakresie potrzebnym do przygotowania dokumentacji, oceny sciezki certyfikacji, koordynacji audytu i administracji uslugi. Podstawa jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz w odpowiednich przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Niezbedne informacje moga byc przekazane niezaleznej jednostce certyfikujacej i podmiotom uczestniczacym w procesie.

Realizacja umow i obsluga klienta

Dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy, realizacji uslugi, wsparcia, zamowien i komunikacji z przedstawicielami klienta sa przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Obowiazki prawne, podatkowe i ksiegowe

Dane w dokumentacji ksiegowej, podatkowej i korporacyjnej sa przetwarzane w zakresie wymaganym prawem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Roszczenia i ochrona praw

Dane moga byc przechowywane w zakresie niezbednym do dokumentowania transakcji, przeciwdzialania naduzyciom, rozwiazywania sporow oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczen. Podstawa jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Analityka i opcjonalne cookies

Opcjonalna analityka, reklama lub podobne technologie sa uruchamiane na podstawie zgody, gdy zgoda jest wymagana. Podstawa przetwarzania danych osobowych jest wtedy art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgode mozna wycofac w dowolnym momencie w ustawieniach cookies.

Marketing elektroniczny

Marketing bezposredni za pomoca srodkow komunikacji elektronicznej prowadzimy tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz zostala uzyskana zgoda wymagana przez przepisy dotyczace komunikacji elektronicznej.

4. Zrodla danych

Wiekszosc danych otrzymujemy bezposrednio od osoby, ktorej dane dotycza. W relacjach B2B mozemy rowniez korzystac z zawodowych danych kontaktowych i publicznych informacji o firmie pochodzacych od pracodawcy, ze stron firmowych, rejestrow publicznych, sieci zawodowych, partnerow biznesowych lub innych legalnych zrodel. Jezeli jest to wymagane, realizujemy obowiazek informacyjny z art. 14 RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane moga byc ujawniane wylacznie podmiotom, ktore potrzebuja ich w uzasadnionym celu, w szczegolnosci:

• dostawcom hostingu, infrastruktury, poczty, bezpieczenstwa i uslug IT;
• ksiegowym, audytorom, prawnikom i innym doradcom zawodowym;
• dostawcom uslug platniczych i finansowych, jezeli sa wykorzystywani w danej transakcji;
• niezaleznym jednostkom certyfikujacym, auditorom i podmiotom obslugujacym proces certyfikacji;
• wykonawcom lub specjalistycznym partnerom uczestniczacym w realizacji projektu;
• organom publicznym i sadom, gdy ujawnienie jest wymagane prawem;
• nabywcy, inwestorowi lub nastepcy prawnemu w zwiazku z rzeczywista transakcja korporacyjna, z zachowaniem wymaganych zabezpieczen.

Podmioty przetwarzajace dane w naszym imieniu sa zwiazane odpowiednimi obowiazkami umownymi i bezpieczenstwa.

6. Transfery poza EOG

Jezeli dane sa przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosujemy wymagany mechanizm legalizujacy transfer, np. decyzje stwierdzajaca odpowiedni stopien ochrony, standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej lub inna podstawe dopuszczona przez rozdzial V RODO.

7. Okres przechowywania

Dane przechowujemy nie dluzej, niz jest to rozsadnie potrzebne do danego celu oraz do realizacji obowiazkow prawnych, podatkowych, ksiegowych, bezpieczenstwa i roszczen.

Co do zasady:

• zapytania, ktore nie prowadza do wspolpracy, sa zwykle przechowywane do 24 miesiecy od ostatniego istotnego kontaktu;
• materialy z niedokonczonego procesu certyfikacyjnego sa zwykle przechowywane do 12 miesiecy od zamkniecia sprawy, chyba ze istnieje powod do dluzszego przechowania;
• dokumentacja aktywnego klienta i projektu jest przechowywana przez okres relacji, a nastepnie przez czas potrzebny do wykonania obowiazkow prawnych i ochrony roszczen;
• dokumentacja podatkowa i ksiegowa jest przechowywana przez okres wymagany prawem;
• logi techniczne i bezpieczenstwa sa przechowywane przez ograniczony okres odpowiedni do diagnostyki i reagowania na incydenty;
• dowody zgody moga byc przechowywane tak dlugo, jak jest to rozsadnie potrzebne do wykazania zgodnosci.

8. Prawa osoby, ktorej dane dotycza

Na zasadach okreslonych w RODO mozna zadac:

• dostepu do danych i kopii danych;
• sprostowania danych;
• usuniecia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych prawem;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jezeli przetwarzanie opiera sie na zgodzie;
• wniesienia skargi do wlasciwego organu nadzorczego.

Wnioski mozna kierowac na info@caldermark.com. Mozemy poprosic o informacje potrzebne do rozsadnego potwierdzenia tozsamosci.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, Urzad Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanislawa Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

9. Zautomatyzowane decyzje

Korporacyjne strony Caldermark nie podejmuja wobec odwiedzajacych decyzji wywolujacych skutki prawne lub podobnie istotne wylacznie w sposob zautomatyzowany, chyba ze konkretna usluga wyraznie stanowi inaczej.

10. Bezpieczenstwo

Stosujemy srodki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w tym w zaleznosci od systemu kontrole dostepu, uwierzytelnianie, szyfrowanie transmisji, logowanie, kopie zapasowe, utwardzanie systemow oraz ograniczenie dostepu administracyjnego.

11. Dane klientow przetwarzane w produktach

W niektorych produktach software'owych Caldermark moze dzialac jako podmiot przetwarzajacy dane w imieniu klienta biznesowego. W takim przypadku to klient ustala cele i sposoby przetwarzania, a wobec jego uzytkownikow zastosowanie ma przede wszystkim polityka prywatnosci klienta. Role procesora moze regulowac odrebna umowa powierzenia przetwarzania danych.

12. Strony zewnetrzne

Linki do stron i uslug podmiotow trzecich podlegaja ich wlasnym zasadom prywatnosci.

13. Dzieci

Korporacyjne i biznesowe uslugi technologiczne Caldermark nie sa kierowane do dzieci i nie prosimy swiadomie dzieci o dane osobowe przez ogolne kanaly biznesowe.

14. Zmiany polityki

Polityka moze byc aktualizowana wraz ze zmianami uslug, technologii lub prawa. Aktualna wersja i data obowiazywania beda publikowane na stronie.

15. Kontakt

Pytania dotyczace prywatnosci: info@caldermark.com.