Privacybeleid

Ingangsdatum: 4 oktober 2026

Dit Privacybeleid legt uit hoe Caldermark Prosta Spolka Akcyjna ("Caldermark", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt wanneer u een door Caldermark geëxploiteerde website bezoekt, contact met ons opneemt, een demo of offerte aanvraagt, een ISO-certificeringsintake indient, met ons communiceert over een project of op een andere manier in een zakelijke context met ons in contact treedt.

Dit beleid is van toepassing op de bedrijfswebsites van Caldermark en op productwebsites die Caldermark P.S.A. uitdrukkelijk als exploitant vermelden. Een product kan een aanvullende privacyverklaring publiceren wanneer de verwerkingsactiviteiten wezenlijk verschillen van wat hier wordt beschreven.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Caldermark Prosta Spolka Akcyjna ul. Sw. Filipa 23 lok. 3 31-150 Krakow, Polen KRS 0001263631 NIP 6762726709 REGON 545582260 Aandelenkapitaal: PLN 10.000 E-mail: info@caldermark.com

2. Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken

Afhankelijk van de manier waarop u met ons communiceert, kunnen wij verwerken:

• identificatie- en zakelijke contactgegevens, zoals naam, onderneming, functie, e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfs- en projectinformatie uit een aanvraag, assessment, demoverzoek, offerteaanvraag of certificeringsintake;
• correspondentie en registraties van onze communicatie;
• documenten die u kiest te uploaden of aan ons te verzenden;
• contract-, bestel-, facturatie- en transactiegegevens wanneer er een commerciële relatie bestaat;
• technische gegevens die worden gegenereerd wanneer u onze websites gebruikt, zoals IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina, browser-/apparaatinformatie, beveiligingsgebeurtenissen en serverlogs;
• cookie-, voorkeur- en analysegegevens wanneer de betreffende technologie wordt gebruikt en u, waar vereist, daarvoor toestemming hebt gegeven;
• andere persoonsgegevens die u vrijwillig verstrekt in verband met een legitiem zakelijk doel.

Stuur geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens of vertrouwelijke persoonsgegevens van derden, tenzij deze noodzakelijk zijn voor de gevraagde dienst en u bevoegd bent om ze te verstrekken.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Werking en beveiliging van de website

Wij verwerken technische logs, beveiligingsgebeurtenissen en beperkte apparaat- en netwerkinformatie om onze websites en systemen te exploiteren, beveiligen, diagnosticeren en verbeteren. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om veilige en betrouwbare digitale diensten aan te bieden (artikel 6, lid 1, onder f AVG), en waar van toepassing de uitvoering van een overeenkomst of stappen die op uw verzoek worden genomen vóór het aangaan van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b AVG).

Aanvragen, demo's, assessments en projectgesprekken

Wij verwerken contactgegevens en de inhoud van uw aanvraag om te antwoorden, vereisten te beoordelen, een voorstel op te stellen, een demo of assessment te plannen en te communiceren over een mogelijk project. De rechtsgrond is artikel 6, lid 1, onder b AVG wanneer de verwerking noodzakelijk is voor stappen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst, en artikel 6, lid 1, onder f AVG voor gewone B2B-relatiebeheer en correspondentie.

ISO-certificeringsintake en certificeringscoördinatie

Wanneer u een certificeringsintake indient, verwerken wij de bedrijfs-, contact-, scope-, beveiligings-, documentatie- en uploadgegevens die nodig zijn om de gevraagde certificeringsroute te beoordelen, documentatie voor te bereiden, het auditproces te coördineren en de dienst te beheren. De rechtsgrond is artikel 6, lid 1, onder b AVG en, waar van toepassing, artikel 6, lid 1, onder f AVG. Gegevens kunnen worden gedeeld met de onafhankelijke certificatie-instelling en andere specifiek betrokken dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor het gevraagde certificeringsproces.

Uitvoering van overeenkomsten en klantenadministratie

Wij verwerken gegevens die nodig zijn om overeenkomsten te sluiten en uit te voeren, diensten te leveren, ondersteuning te bieden, bestellingen te beheren en te communiceren met bevoegde vertegenwoordigers van klanten. De rechtsgrond is artikel 6, lid 1, onder b AVG.

Boekhoudkundige, fiscale en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken gegevens in facturen, boekhoudkundige stukken, bedrijfsdocumenten en andere documenten wanneer bewaring of verstrekking wettelijk verplicht is. De rechtsgrond is artikel 6, lid 1, onder c AVG.

Vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen

Wij kunnen relevante gegevens bewaren en gebruiken wanneer dat redelijkerwijs nodig is om transacties te documenteren, misbruik te voorkomen, geschillen op te lossen of rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. De rechtsgrond is artikel 6, lid 1, onder f AVG.

Analytics en niet-essentiële cookies

Wanneer wij optionele analytics, advertentie- of vergelijkbare technologie gebruiken, activeren wij die alleen op basis van uw toestemming wanneer toestemming vereist is. De AVG-grondslag is artikel 6, lid 1, onder a AVG. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via Cookie-instellingen.

Directe elektronische marketing

Wij sturen directe elektronische marketing alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat en eventuele vereiste toestemming volgens toepasselijke regels voor elektronische communicatie is verkregen.

4. Gegevens uit andere bronnen

De meeste gegevens ontvangen wij rechtstreeks van u. In B2B-context kunnen wij ook professionele contactgegevens of openbare bedrijfsinformatie verkrijgen via uw werkgever, bedrijfswebsites, openbare registers, professionele netwerken, zakelijke partners of andere legitieme bronnen. Waar vereist verstrekken wij de informatie die artikel 14 AVG voorschrijft.

5. Ontvangers en dienstverleners

Wij kunnen persoonsgegevens uitsluitend delen met ontvangers die deze voor een legitiem doel nodig hebben, waaronder:

• hosting-, infrastructuur-, e-mail-, beveiligings- en IT-dienstverleners;
• professionele adviseurs, accountants, auditors en juridische adviseurs;
• betalings- of financiële dienstverleners wanneer relevant voor een transactie;
• onafhankelijke certificatie-instellingen, auditors en dienstverleners rond het certificeringsproces;
• aannemers of gespecialiseerde partners die bij een project betrokken zijn wanneer verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering;
• overheidsinstanties of rechtbanken wanneer verstrekking wettelijk verplicht is;
• een koper, investeerder of rechtsopvolger in verband met een echte bedrijfstransactie, onder passende vertrouwelijkheids- en wettelijke waarborgen.

Dienstverleners die persoonsgegevens namens ons verwerken, zijn verplicht deze uitsluitend voor geautoriseerde doeleinden en onder passende contractuele en beveiligingsverplichtingen te verwerken.

6. Internationale doorgifte van gegevens

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebruiken wij waar vereist een geldige doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een andere grondslag die hoofdstuk V AVG toestaat.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel en voor toepasselijke wettelijke, boekhoudkundige, beveiligings- of claimtermijnen.

Als werkregel geldt:

• gewone aanvragen die niet tot een zakelijke relatie leiden, worden normaal tot 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard;
• materiaal uit een niet-afgeronde certificeringsintake wordt normaal tot 12 maanden na sluiting bewaard, tenzij correspondentie, een geschil of een wettelijke verplichting een langere termijn rechtvaardigt;
• actieve klant- en projectgegevens worden gedurende de relatie bewaard en daarna zolang als nodig voor wettelijke verplichtingen en mogelijke claims;
• boekhoudkundige en fiscale gegevens worden bewaard gedurende de wettelijk vereiste termijnen;
• beveiligings- en serverlogs worden gedurende een beperkte periode bewaard die passend is voor beveiliging, diagnose en incidentonderzoek;
• toestemmingsregistraties kunnen worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving aan te tonen.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij ze, rekening houdend met back-upcycli en verplichte bewaartermijnen.

8. Uw rechten

Onder de voorwaarden en beperkingen van de AVG kunt u het recht hebben om:

• bevestiging te krijgen of wij uw persoonsgegevens verwerken en daar toegang toe te krijgen;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• verwijdering van gegevens te vragen;
• beperking van verwerking te vragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• bepaalde gegevens in overdraagbaar formaat te ontvangen;
• toestemming op elk moment in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd;
• een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar info@caldermark.com. Wij kunnen informatie vragen die redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te verifiëren.

De bevoegde Poolse toezichthouder is de President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych), Personal Data Protection Office, ul. Stanislawa Moniuszki 1A, 00-014 Warsaw, Poland.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

De bedrijfswebsites van Caldermark nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over websitebezoekers die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben, tenzij een specifieke dienst uitdrukkelijk anders vermeldt.

10. Beveiliging

Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen die passend zijn voor de aard van de gegevens en de betrokken risico's. Dit kan onder meer toegangscontrole, authenticatie, versleuteling tijdens transport, logging, back-ups, systeemhardening en beperkte beheerdersrechten omvatten.

11. Product- en klantgegevens

Voor sommige softwareproducten kan Caldermark persoonsgegevens namens een zakelijke klant verwerken in plaats van als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval bepaalt de klant normaal de doeleinden en middelen van verwerking en is diens eigen privacyverklaring van toepassing op de betrokken eindgebruikers. Een afzonderlijke verwerkersovereenkomst kan de rol van Caldermark als verwerker regelen.

12. Websites van derden

Onze websites kunnen links bevatten naar websites of diensten van derden. Hun privacypraktijken worden beheerst door hun eigen beleid en niet door dit Privacybeleid.

13. Kinderen

De bedrijfs- en B2B-technologiediensten van Caldermark zijn niet op kinderen gericht. Wij vragen kinderen niet bewust om persoonsgegevens via onze algemene zakelijke contactkanalen.

14. Wijzigingen

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken wanneer onze diensten, technologie of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie en ingangsdatum worden op de betreffende website gepubliceerd.

15. Contact

Vragen over dit Privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar:

info@caldermark.com