Voorwaarden certificeringsdienst
Ingangsdatum: 5 oktober 2026
Deze voorwaarden zijn van toepassing wanneer een klant een ISO-certificeringsvoorbereidings- en coördinatiepakket koopt van Caldermark P.S.A. Zij vormen een aanvulling op het geaccepteerde voorstel, de orderbevestiging of factuur voor de betreffende opdracht.
1. Rol van Caldermark
Caldermark levert een gestructureerde dienst voor certificeringsvoorbereiding en coördinatie. Afhankelijk van het gekochte pakket kan dit onder meer omvatten: beoordeling van de scope, documentatie van het managementsysteem, risico- en controledocumentatie, interne voorbereiding, auditcoördinatie en administratie van het certificeringsproces.
Caldermark is niet de onafhankelijke certificatie-instelling, tenzij dit uitdrukkelijk in de orderdocumenten staat. De formele auditbevindingen en de certificeringsbeslissing worden genomen door de onafhankelijke certificatie-instelling die verantwoordelijk is voor de betreffende certificeringsroute.
2. Standaard ISO/IEC 27001-pakket
De standaardprijs van het initiële ISO/IEC 27001:2022-pakket bedraagt EUR 5.900 exclusief btw, tenzij in een offerte, campagne of orderbevestiging schriftelijk een andere pakketprijs is overeengekomen.
Het standaardpakket is gebaseerd op één juridische entiteit, maximaal één vestiging en maximaal 50 medewerkers of andere personen binnen de certificeringsscope. Grotere organisaties, meerdere juridische entiteiten of meerdere vestigingen ontvangen een afzonderlijke offerte.
Caldermark neemt een opdracht tegen de vaste pakketprijs pas definitief aan nadat de initiële intake en haalbaarheidsbeoordeling zijn afgerond. Wanneer Caldermark vóór aanvaarding vaststelt dat wezenlijke technische of organisatorische remediatie nodig is om een reële certificeringskans te creëren, wordt dit eerst met de klant besproken en valt dit niet automatisch binnen het standaardpakket.
Het standaardpakket omvat:
- beoordeling en formulering van de certificeringsscope;
- voorbereiding of vervollediging van de kernset ISO/IEC 27001:2022 ISMS-documentatie;
- risicoanalyse en documentatie van risicobehandeling;
- Statement of Applicability;
- vereiste beleidsdocumenten, procedures en registers binnen de overeengekomen scope;
- voorbereiding/documentatie van interne audit en management review;
- coördinatie van de remote certificeringsaudit;
- coördinatie van Stage 1- en Stage 2-auditdocumentatie;
- administratie van het initiële certificeringsproces en het digitale certificeringsdossier waar dit wordt uitgegeven.
De exacte deliverables in de geaccepteerde opdracht hebben voorrang op deze algemene beschrijving.
3. Niet inbegrepen tenzij uitdrukkelijk overeengekomen
Tenzij specifiek schriftelijk inbegrepen, omvat het pakket niet:
- grote infrastructurele herstel- of engineeringwerkzaamheden;
- implementatie van nieuwe beveiligingsproducten of enterprise-systemen;
- uitgebreide penetratietests, broncodebeoordeling of forensisch onderzoek;
- reis- of on-site auditkosten;
- juridische adviezen of vertegenwoordiging tegenover toezichthouders;
- jaarlijkse surveillance-audits, recertificatie-audits of toekomstige kosten van de certificeringscyclus;
- werk veroorzaakt door een wezenlijke uitbreiding van de overeengekomen scope, extra locaties of aanzienlijke organisatorische veranderingen nadat het project is gestart.
Kleine correcties aan documentatie, beleid, registers of configuratie die redelijkerwijs onderdeel zijn van normale certificeringsvoorbereiding kunnen, waar praktisch haalbaar, binnen het pakket worden behandeld.
Optioneel onderhoudspakket. Caldermark biedt een optioneel onderhoudspakket aan tegen EUR 1.490 exclusief btw per jaar, vanaf jaar 2. Het omvat de voorbereiding en coördinatie van de jaarlijkse opvolgingsaudit inclusief de reguliere vergoeding voor die opvolgingsaudit, de interne audit, de directiebeoordeling en het bijwerken van de documentatie van het managementsysteem. Hercertificeringsaudits, extra auditdagen, kosten ter plaatse of reiskosten en kosten als gevolg van scopewijzigingen zijn niet inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen. Het pakket wordt jaarlijks gefactureerd vóór de opvolgingsaudit en kan op elk moment vóór de volgende jaarfactuur worden opgezegd voor het volgende jaar. Klanten zijn niet verplicht het bij Caldermark af te nemen.
4. Verantwoordelijkheden van de klant
De klant moet volledige en materieel juiste informatie verstrekken, relevante medewerkers beschikbaar maken, documenten binnen redelijke termijn beoordelen, overeengekomen acties uitvoeren die onder zijn controle vallen en samenwerken met de onafhankelijke auditor of certificatie-instelling.
De klant blijft verantwoordelijk voor de daadwerkelijke werking van het managementsysteem. Documenten moeten de werkelijke organisatie weerspiegelen en mogen niet worden behandeld als vervanging voor maatregelen die in de praktijk daadwerkelijk moeten bestaan.
5. Onafhankelijke certificeringsbeslissing
Caldermark kan het proces voorbereiden en coördineren, maar kan de auditbevindingen of certificeringsbeslissing van de onafhankelijke certificatie-instelling niet overrulen. Certificering kan daarom niet worden gegarandeerd wanneer de klant niet aan de toepasselijke vereisten voldoet, niet meewerkt, de implementatie wezenlijk onjuist voorstelt of vereiste non-conformiteiten niet sluit.
Wanneer een audit redelijke documentatiecorrecties of kleine acties binnen de oorspronkelijke scope vaststelt, ondersteunt Caldermark de sluiting daarvan zoals beschreven in het gekochte pakket. Materiële remediatie of werk buiten scope kan een afzonderlijke offerte vereisen.
Een door de certificatie-instelling vastgestelde major non-conformity, noodzakelijke technische remediatie of aanvullende auditactiviteit kan leiden tot extra werkzaamheden, kosten en vertraging en valt niet automatisch binnen de vaste pakketprijs.
6. Certificatie-instelling en certificeringsroute
De onafhankelijke certificatie-instelling, accreditatieroute en verificatiemethode die op de opdracht van toepassing zijn, worden meegedeeld in de offerte, orderbevestiging of projectcommunicatie. Caldermark kan een voorgestelde externe certificatie-instelling of auditpartner vóór formele inschakeling wijzigen wanneer dit operationeel of commercieel noodzakelijk is, mits de vervangende route geschikt blijft voor de overeengekomen certificeringsdoelstelling en eventuele vooraf overeengekomen accreditatie- of verificatievereisten worden gerespecteerd.
7. Remote proces
Het standaardpakket is ontworpen voor remote voorbereiding en, wanneer de certificatie-instelling dit voor de betreffende scope toestaat, remote auditcoördinatie. Wanneer een on-site bezoek noodzakelijk wordt door de scope, certificeringsregels of auditvereisten, kunnen extra reis- of on-site kosten gelden wanneer deze niet in de opdracht waren inbegrepen.
8. Vergoedingen en betaling
Vergoedingen, fiscale behandeling en betalingstermijnen staan in de aanvaarde offerte, orderbevestiging of factuur. Werk kan worden gepauzeerd wanneer een niet-betwiste factuur achterstallig is.
Tenzij de aanvaarde offerte anders bepaalt, wordt 50% van de pakketprijs gefactureerd bij aanvaarding van de opdracht, nadat Caldermark de intake heeft beoordeeld en het traject als haalbaar heeft aanvaard. De resterende 50% wordt gefactureerd na een positieve certificeringsbeslissing en vóór Caldermark het definitieve certificatiedossier of certificaat overdraagt, voor zover dit via Caldermark verloopt. Wanneer de certificatie-instelling het certificaat rechtstreeks aan de klant bezorgt, is de tweede factuur verschuldigd zodra de certificering is toegekend.
Indien certificering niet wordt verkregen als gevolg van onjuiste of onvolledige informatie van de klant, het niet uitvoeren van overeengekomen maatregelen, het niet sluiten van vastgestelde non-conformiteiten, onvoldoende medewerking, een materiële wijziging van de scope of andere omstandigheden die onder controle van de klant vallen, blijft het resterende bedrag verschuldigd.
9. Wijziging van scope
Een wijziging valt buiten de oorspronkelijke scope wanneer deze het aantal rechtspersonen, locaties, medewerkers binnen scope, systemen, producten, normen, auditdagen of documentatiewerk wezenlijk verhoogt. Caldermark zal een materiële scopewijziging benoemen voordat extra kosten worden aangerekend.
10. Vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging
Caldermark behandelt niet-openbare certificeringsinformatie vertrouwelijk en gebruikt deze alleen voor de opdracht, interne administratie, wettelijke naleving en beveiligingsdoeleinden. Informatie kan worden gedeeld met de onafhankelijke certificatie-instelling, auditor en noodzakelijke dienstverleners voor het certificeringsproces.
Persoonsgegevens worden verwerkt volgens het Privacybeleid van Caldermark en eventuele toepasselijke verwerkersovereenkomst.
11. Materialen van de klant
De klant blijft verantwoordelijk voor rechten op informatie en documenten die aan Caldermark worden verstrekt. De klant staat Caldermark toe deze materialen te gebruiken en aan te passen voor zover nodig om de opdracht uit te voeren.
12. Materialen van Caldermark
Caldermark behoudt eigendom van bestaande templates, methodologieën, software, knowhow en herbruikbare documentstructuren. Na volledige betaling mag de klant de klantspecifieke definitieve managementsysteemdocumentatie intern gebruiken voor eigen certificering en bedrijfsvoering, tenzij de opdracht ruimere rechten vermeldt.
Er wordt geen recht verleend om Caldermark-templates, bronmaterialen of software door te verkopen, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen.
13. Beëindiging en herplanning
Elke partij kan beëindigen wegens wezenlijke contractbreuk wanneer die niet binnen een redelijke termijn na schriftelijke kennisgeving wordt hersteld. Annulering of herplanning van een audit op verzoek van de klant kan leiden tot kosten die al zijn gemaakt bij externe auditors of certificeringsproviders en voor reeds uitgevoerd werk.
14. Aansprakelijkheid
Aansprakelijkheid wordt geregeld door de commerciële overeenkomst voor de opdracht en dwingend recht. Caldermark is niet verantwoordelijk voor de professionele beoordeling van een onafhankelijke certificatie-instelling, voor niet-naleving door de klant die niet is gemeld of redelijkerwijs niet kon worden vastgesteld, of voor vertraging door ontbrekende klantinformatie of externe auditbeschikbaarheid.
15. Rangorde
Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde: ondertekende overeenkomst of geaccepteerd voorstel; orderbevestiging; deze Voorwaarden certificeringsdienst; algemene Website- en elektronische dienstenvoorwaarden.
16. Contact
Contractuele vragen over certificering kunnen worden gestuurd naar info@caldermark.com.
17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op deze voorwaarden en de opdracht is Pools recht van toepassing, tenzij dwingend recht anders bepaalt. Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbank die bevoegd is voor de statutaire zetel van Caldermark P.S.A., tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.