Informativa sulla privacy

Data di efficacia: 4 ottobre 2026

La presente Informativa spiega come Caldermark Prosta Spolka Akcyjna (“Caldermark”, “noi”) tratta i dati personali quando visiti un sito gestito da Caldermark, ci contatti, richiedi una demo o un preventivo, invii un modulo di certificazione ISO, comunichi con noi riguardo a un progetto o interagisca con noi in un contesto aziendale.

Si applica ai siti corporate Caldermark e ai siti prodotto che identificano espressamente Caldermark P.S.A. come gestore. Un prodotto può pubblicare un’informativa aggiuntiva qualora le proprie attività di trattamento differiscano sostanzialmente da quelle descritte qui.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

Caldermark Prosta Spolka Akcyjna ul. Sw. Filipa 23 lok. 3 31-150 Krakow, Polonia KRS 0001263631 NIP 6762726709 REGON 545582260 Capitale sociale: 10.000 PLN E-mail: info@caldermark.com

2. Dati personali che possiamo trattare

A seconda dell’interazione possiamo trattare:

• dati identificativi e di contatto professionale, come nome, società, ruolo, e-mail e telefono;
• informazioni su società e progetto fornite in richieste, assessment, demo, preventivi o moduli di certificazione;
• corrispondenza e registri delle comunicazioni;
• documenti che scegli di caricare o inviare;
• dati contrattuali, d’ordine, fatturazione e transazione quando esiste una relazione commerciale;
• dati tecnici generati durante l’uso dei nostri siti, come indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, informazioni su browser o dispositivo, eventi di sicurezza e log server;
• dati relativi a cookie, preferenze e analisi quando tali tecnologie sono utilizzate e, ove richiesto, hai espresso il consenso;
• altri dati personali forniti volontariamente per una finalità aziendale legittima.

Non inviare categorie particolari di dati personali o dati confidenziali di terzi salvo che siano necessari per il servizio richiesto e tu sia autorizzato a fornirli.

3. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo dati personali solo quando esiste una base giuridica valida.

Funzionamento e sicurezza del sito

Trattiamo log tecnici, eventi di sicurezza e informazioni limitate su dispositivi o reti per gestire, proteggere, diagnosticare e migliorare siti e sistemi. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a fornire servizi digitali sicuri e affidabili (art. 6(1)(f) GDPR) e, ove applicabile, l’esecuzione di un contratto o misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6(1)(b) GDPR).

Richieste, demo, assessment e discussioni di progetto

Trattiamo dati di contatto e contenuto della richiesta per rispondere, valutare requisiti, preparare proposte, organizzare demo o assessment e comunicare su potenziali progetti. La base giuridica è l’art. 6(1)(b) GDPR quando il trattamento è necessario per misure precontrattuali richieste dall’interessato e, per la normale gestione B2B, l’art. 6(1)(f) GDPR.

Modulo ISO e coordinamento della certificazione

Quando invii un modulo di certificazione trattiamo dati aziendali, di contatto, ambito, sicurezza, documentazione e file necessari per valutare il percorso richiesto, preparare documenti, coordinare l’audit e amministrare il servizio. La base giuridica è l’art. 6(1)(b) e, ove applicabile, l’art. 6(1)(f) GDPR. I dati necessari possono essere condivisi con l’organismo di certificazione indipendente e con fornitori specificamente coinvolti nel processo.

Esecuzione contrattuale e amministrazione clienti

I dati necessari per concludere ed eseguire contratti, fornire servizi, supporto, gestire ordini e comunicare con rappresentanti autorizzati del cliente sono trattati ai sensi dell’art. 6(1)(b) GDPR.

Obblighi contabili, fiscali e legali

I dati contenuti in fatture, registri contabili, societari e altri documenti sono trattati quando la conservazione o la comunicazione è richiesta dalla legge, ai sensi dell’art. 6(1)(c) GDPR.

Accertamento, esercizio o difesa di diritti

Possiamo conservare e utilizzare documentazione rilevante quando ciò sia ragionevolmente necessario per documentare operazioni, prevenire abusi, risolvere controversie o accertare, esercitare o difendere diritti. La base giuridica è l’art. 6(1)(f) GDPR.

Analisi e cookie non essenziali

Quando utilizziamo strumenti opzionali di analisi, pubblicità o tecnologie analoghe, li attiviamo sulla base del consenso quando richiesto. La base giuridica è l’art. 6(1)(a) GDPR. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento tramite Impostazioni cookie senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Marketing elettronico diretto

Invii di marketing elettronico diretto avvengono solo quando esiste una base giuridica appropriata ed è stato ottenuto l’eventuale consenso richiesto dalle norme sulle comunicazioni elettroniche.

4. Dati provenienti da altre fonti

La maggior parte dei dati proviene direttamente dall’interessato. In contesti B2B possiamo inoltre ottenere dati di contatto professionale o informazioni societarie pubbliche dal datore di lavoro, siti aziendali, registri pubblici, reti professionali, partner commerciali o altre fonti legittime. Ove richiesto, forniamo le informazioni previste dall’art. 14 GDPR.

5. Destinatari e fornitori

I dati personali possono essere comunicati solo ai destinatari che ne abbiano necessità per una finalità legittima, tra cui:

• fornitori di hosting, infrastruttura, e-mail, sicurezza e IT;
• consulenti professionali, contabili, auditor e legali;
• fornitori di servizi di pagamento o finanziari, ove rilevanti per una transazione;
• organismi di certificazione indipendenti, auditor e fornitori del processo di certificazione;
• appaltatori o partner specialistici coinvolti in un progetto quando la comunicazione sia necessaria alla realizzazione;
• autorità pubbliche o tribunali quando previsto dalla legge;
• acquirenti, investitori o successori nell’ambito di una reale operazione societaria, con adeguate garanzie di riservatezza e legali.

I responsabili del trattamento che operano per nostro conto sono soggetti ad adeguati obblighi contrattuali e di sicurezza.

6. Trasferimenti internazionali

Quando dati personali sono trasferiti fuori dallo Spazio economico europeo utilizziamo, ove richiesto, un meccanismo legittimo come una decisione di adeguatezza, le clausole contrattuali standard della Commissione europea o altro meccanismo ammesso dal capo V GDPR.

7. Conservazione

Conserviamo i dati solo per il periodo ragionevolmente necessario alla finalità e agli obblighi legali, contabili, di sicurezza o relativi a possibili pretese.

Come regola operativa:

• richieste ordinarie che non generano una relazione commerciale: normalmente fino a 24 mesi dall’ultimo contatto sostanziale;
• materiale di certificazione non concluso: normalmente fino a 12 mesi dalla chiusura, salvo che corrispondenza, controversie o obblighi legali giustifichino un periodo maggiore;
• documentazione di clienti e progetti attivi: per la durata della relazione e successivamente per quanto richiesto da obblighi legali e possibili pretese;
• documentazione contabile e fiscale: per i periodi previsti dalla legge;
• log tecnici e di sicurezza: per un periodo limitato adeguato a sicurezza, diagnosi e indagine sugli incidenti;
• registrazioni del consenso: per il periodo ragionevolmente necessario a dimostrare la conformità.

Quando non più necessari, i dati vengono cancellati o anonimizzati, fatte salve le tempistiche di backup e gli obblighi legali di conservazione.

8. Diritti dell’interessato

Alle condizioni previste dal GDPR puoi avere diritto a:

• ottenere conferma del trattamento e accedere ai dati;
• rettifica di dati inesatti o incompleti;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• portabilità nei casi previsti;
• revoca del consenso;
• reclamo a un’autorità di controllo competente.

Le richieste possono essere inviate a info@caldermark.com. Potremmo chiedere informazioni ragionevolmente necessarie a verificare l’identità.

L’autorità polacca competente è il Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanislawa Moniuszki 1A, 00-014 Varsavia, Polonia.

9. Decisioni automatizzate

I siti corporate Caldermark non assumono nei confronti dei visitatori decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi, salvo diversa indicazione espressa di un servizio specifico.

10. Sicurezza

Utilizziamo misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati e ai rischi, che possono includere controlli di accesso, autenticazione, cifratura in transito, logging, backup, hardening dei sistemi e accesso amministrativo limitato.

11. Dati di prodotti e clienti

Per alcuni prodotti software Caldermark può agire come responsabile del trattamento per conto di un cliente aziendale invece che come titolare autonomo. In tal caso il cliente determina normalmente finalità e mezzi del trattamento e la sua informativa si applica principalmente agli utenti finali. Un accordo separato sul trattamento dei dati può disciplinare il ruolo di Caldermark.

12. Siti di terzi

I nostri siti possono contenere link a siti o servizi di terzi. Le relative pratiche in materia di privacy sono disciplinate dalle loro politiche.

13. Minori

I servizi corporate e B2B di Caldermark non sono rivolti ai minori.

14. Modifiche

Possiamo aggiornare questa Informativa quando cambiano servizi, tecnologia o obblighi legali. La versione vigente e la relativa data saranno pubblicate sul sito.

15. Contatto

Domande sulla privacy o sul trattamento dei dati personali: info@caldermark.com.