Política de privacidad

Fecha de entrada en vigor: 4 de octubre de 2026

Esta Política de privacidad explica cómo Caldermark Prosta Spolka Akcyjna («Caldermark», «nosotros») trata datos personales cuando visitas un sitio operado por Caldermark, contactas con nosotros, solicitas una demostración o presupuesto, envías un formulario de certificación ISO, te comunicas con nosotros sobre un proyecto o interactúas con nosotros en un contexto empresarial.

Se aplica a los sitios corporativos de Caldermark y a los sitios de productos que identifiquen expresamente a Caldermark P.S.A. como operador. Un producto puede publicar un aviso de privacidad adicional cuando sus actividades de tratamiento difieran materialmente de las descritas aquí.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es:

Caldermark Prosta Spolka Akcyjna ul. Sw. Filipa 23 lok. 3 31-150 Krakow, Polonia KRS 0001263631 NIP 6762726709 REGON 545582260 Capital social: 10.000 PLN Correo electrónico: info@caldermark.com

2. Datos personales que podemos tratar

Según la forma en que interactúes con nosotros, podemos tratar:

• datos identificativos y de contacto profesional, como nombre, empresa, cargo, correo electrónico y teléfono;
• información de empresa y proyecto proporcionada en consultas, assessments, solicitudes de demostración, presupuesto o certificación;
• correspondencia y registros de comunicaciones;
• documentos que decidas subir o enviarnos;
• datos contractuales, de pedidos, facturación y transacciones cuando exista una relación comercial;
• datos técnicos generados al utilizar nuestros sitios, como dirección IP, fecha y hora, página solicitada, información del navegador o dispositivo, eventos de seguridad y registros del servidor;
• datos de cookies, preferencias y analítica cuando dichas tecnologías se utilicen y, cuando proceda, hayas prestado consentimiento;
• otros datos personales que proporciones voluntariamente para una finalidad empresarial legítima.

No envíes categorías especiales de datos personales ni datos confidenciales de terceros salvo que sean necesarios para el servicio solicitado y estés autorizado para facilitarlos.

3. Finalidades y bases jurídicas

Tratamos datos personales únicamente cuando existe una base jurídica válida.

Funcionamiento y seguridad del sitio

Tratamos registros técnicos, eventos de seguridad e información limitada del dispositivo o red para operar, proteger, diagnosticar y mejorar nuestros sitios y sistemas. La base jurídica es nuestro interés legítimo en prestar servicios digitales seguros y fiables (artículo 6.1.f RGPD) y, cuando corresponda, la ejecución de un contrato o medidas precontractuales solicitadas por ti (artículo 6.1.b RGPD).

Consultas, demostraciones, assessments y conversaciones de proyecto

Tratamos tus datos de contacto y el contenido de tu solicitud para responder, evaluar necesidades, preparar una propuesta, organizar una demostración o assessment y comunicarnos sobre un posible proyecto. La base jurídica es el artículo 6.1.b RGPD cuando el tratamiento sea necesario para adoptar medidas precontractuales a tu solicitud, y el artículo 6.1.f RGPD para la gestión ordinaria de relaciones B2B y correspondencia.

Formulario ISO y coordinación de certificación

Cuando envías un formulario de certificación tratamos la información de empresa, contactos, alcance, seguridad, documentación y archivos necesaria para evaluar la vía de certificación solicitada, preparar documentación, coordinar la auditoría y administrar el servicio. La base jurídica es el artículo 6.1.b y, cuando corresponda, el artículo 6.1.f RGPD. Los datos necesarios pueden compartirse con el organismo de certificación independiente y con proveedores específicamente implicados en el proceso.

Ejecución contractual y administración del cliente

Tratamos los datos necesarios para celebrar y ejecutar contratos, prestar servicios, ofrecer soporte, gestionar pedidos y comunicarnos con representantes autorizados del cliente. La base jurídica es el artículo 6.1.b RGPD.

Obligaciones contables, fiscales y legales

Tratamos datos contenidos en facturas, registros contables, societarios y otros documentos cuando su conservación o comunicación sea exigida por ley. La base jurídica es el artículo 6.1.c RGPD.

Formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones

Podemos conservar y utilizar registros cuando sea razonablemente necesario para documentar operaciones, prevenir abusos, resolver disputas o formular, ejercer o defender reclamaciones. La base jurídica es el artículo 6.1.f RGPD.

Analítica y cookies no esenciales

Cuando utilizamos analítica, publicidad o tecnologías similares opcionales, las activamos sobre la base de tu consentimiento cuando este sea exigible. La base jurídica es el artículo 6.1.a RGPD. Puedes retirar el consentimiento en cualquier momento mediante la Configuración de cookies sin afectar a la licitud del tratamiento anterior.

Marketing electrónico directo

Solo enviamos marketing electrónico directo cuando existe una base jurídica adecuada y se ha obtenido cualquier consentimiento exigido por las normas aplicables de comunicaciones electrónicas.

4. Datos obtenidos de otras fuentes

La mayoría de los datos se obtienen directamente de ti. En un contexto B2B también podemos obtener datos de contacto profesional o información pública de empresa a través de tu empleador, sitios corporativos, registros públicos, redes profesionales, socios comerciales u otras fuentes legítimas. Cuando corresponda cumplimos las obligaciones de información del artículo 14 RGPD.

5. Destinatarios y proveedores

Podemos comunicar datos personales únicamente a destinatarios que los necesiten para una finalidad legítima, incluidos:

• proveedores de alojamiento, infraestructura, correo, seguridad y servicios IT;
• asesores profesionales, contables, auditores y abogados;
• proveedores de pagos o servicios financieros cuando sean relevantes para una transacción;
• organismos de certificación independientes, auditores y proveedores del proceso de certificación;
• contratistas o socios especializados implicados en un proyecto cuando la comunicación sea necesaria para su ejecución;
• autoridades públicas o tribunales cuando la ley lo exija;
• compradores, inversores o sucesores en una transacción corporativa real, con las garantías de confidencialidad y legales adecuadas.

Los proveedores que traten datos por nuestra cuenta deben hacerlo únicamente para finalidades autorizadas y bajo obligaciones contractuales y de seguridad adecuadas.

6. Transferencias internacionales

Cuando los datos personales se transfieran fuera del Espacio Económico Europeo utilizaremos, cuando sea necesario, un mecanismo válido como una decisión de adecuación, las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea u otro mecanismo permitido por el capítulo V del RGPD.

7. Conservación

Conservamos los datos únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para la finalidad correspondiente y para cumplir requisitos legales, contables, de seguridad o relacionados con reclamaciones.

Como regla de trabajo:

• las consultas ordinarias que no generan una relación comercial se conservan normalmente hasta 24 meses después del último contacto sustancial;
• la documentación de certificación no culminada se conserva normalmente hasta 12 meses después del cierre, salvo que correspondencia, disputa u obligación legal justifiquen un plazo mayor;
• los expedientes de clientes y proyectos activos se conservan durante la relación y después durante el tiempo necesario por obligaciones legales y posibles reclamaciones;
• los registros contables y fiscales se conservan durante los plazos legales;
• los registros técnicos y de seguridad se conservan durante un período limitado adecuado para seguridad, diagnóstico e investigación de incidentes;
• los registros de consentimiento pueden conservarse durante el tiempo razonablemente necesario para acreditar el cumplimiento.

Cuando ya no sean necesarios, los datos se eliminan o anonimizan, sin perjuicio de ciclos de copia de seguridad y obligaciones legales de conservación.

8. Tus derechos

Con las condiciones y limitaciones previstas en el RGPD, puedes tener derecho a:

• obtener confirmación sobre el tratamiento y acceso a tus datos;
• solicitar rectificación de datos inexactos o incompletos;
• solicitar supresión;
• solicitar limitación del tratamiento;
• oponerte al tratamiento basado en interés legítimo;
• recibir determinados datos en formato portable;
• retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el tratamiento se base en él;
• presentar una reclamación ante una autoridad de control competente.

Las solicitudes pueden enviarse a info@caldermark.com. Podemos solicitar información razonablemente necesaria para verificar la identidad.

La autoridad polaca competente es el Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanislawa Moniuszki 1A, 00-014 Varsovia, Polonia.

9. Decisiones automatizadas

Los sitios corporativos de Caldermark no adoptan respecto de los visitantes decisiones basadas exclusivamente en medios automatizados que produzcan efectos jurídicos o similares significativos, salvo que un servicio concreto indique expresamente lo contrario.

10. Seguridad

Utilizamos medidas técnicas y organizativas adecuadas a la naturaleza de los datos y riesgos, que pueden incluir controles de acceso, autenticación, cifrado en tránsito, registros, copias de seguridad, endurecimiento de sistemas y acceso administrativo restringido.

11. Datos de productos y clientes

En determinados productos de software, Caldermark puede actuar como encargado del tratamiento por cuenta de un cliente empresarial en lugar de como responsable independiente. En ese caso, el cliente determina normalmente los fines y medios del tratamiento y su propia política de privacidad resulta principalmente aplicable a los usuarios finales. Un acuerdo separado de tratamiento de datos puede regular el papel de Caldermark.

12. Sitios de terceros

Nuestros sitios pueden contener enlaces a sitios o servicios de terceros. Sus prácticas de privacidad se rigen por sus propias políticas.

13. Menores

Los servicios corporativos y B2B de Caldermark no están dirigidos a menores.

14. Cambios

Podemos actualizar esta Política cuando cambien nuestros servicios, tecnología u obligaciones legales. La versión vigente y su fecha de entrada en vigor se publicarán en el sitio correspondiente.

15. Contacto

Preguntas sobre privacidad o tratamiento de datos personales: info@caldermark.com.