Datenschutzerklärung

Gültig ab: 4. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Caldermark Prosta Spolka Akcyjna („Caldermark“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie eine von Caldermark betriebene Website besuchen, uns kontaktieren, eine Demo oder ein Angebot anfordern, ein Formular zur ISO-Zertifizierung einreichen, mit uns über ein Projekt kommunizieren oder anderweitig im geschäftlichen Kontext mit uns interagieren.

Diese Erklärung gilt für die Unternehmenswebsites von Caldermark und für Produktwebsites, die Caldermark P.S.A. ausdrücklich als Betreiber ausweisen. Ein Produkt kann eine ergänzende Datenschutzerklärung veröffentlichen, wenn seine Verarbeitungstätigkeiten wesentlich von den hier beschriebenen abweichen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher ist:

Caldermark Prosta Spolka Akcyjna ul. Sw. Filipa 23 lok. 3 31-150 Krakow, Polen KRS 0001263631 NIP 6762726709 REGON 545582260 Aktienkapital: 10.000 PLN E-Mail: info@caldermark.com

2. Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten können

Abhängig davon, wie Sie mit uns interagieren, können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten:

• Identifikations- und geschäftliche Kontaktdaten wie Name, Unternehmen, Position, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• Unternehmens- und Projektinformationen aus Anfragen, Assessments, Demo- oder Angebotsanfragen oder Zertifizierungsformularen;
• Korrespondenz und Aufzeichnungen unserer Kommunikation;
• Dokumente, die Sie hochladen oder an uns senden;
• Vertrags-, Bestell-, Abrechnungs- und Transaktionsdaten bei bestehender Geschäftsbeziehung;
• technische Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser-/Geräteinformationen, Sicherheitsereignisse und Serverprotokolle;
• Cookie-, Präferenz- und Analysedaten, soweit entsprechende Technologien eingesetzt werden und, sofern erforderlich, eine Einwilligung vorliegt;
• sonstige personenbezogene Daten, die Sie freiwillig für einen legitimen geschäftlichen Zweck bereitstellen.

Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder vertrauliche Daten Dritter, sofern diese nicht für die angeforderte Dienstleistung erforderlich sind und Sie zur Übermittlung berechtigt sind.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine rechtmäßige Grundlage besteht.

Betrieb und Sicherheit der Website

Wir verarbeiten technische Protokolle, Sicherheitsereignisse sowie begrenzte Geräte- und Netzwerkinformationen, um unsere Websites und Systeme zu betreiben, zu schützen, Fehler zu beheben und zu verbessern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und zuverlässigen Betrieb digitaler Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und, soweit einschlägig, die Vertragserfüllung oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Anfragen, Demos, Assessments und Projektgespräche

Wir verarbeiten Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage, um zu antworten, Anforderungen zu bewerten, ein Angebot vorzubereiten, eine Demo oder ein Assessment zu planen und über ein mögliches Projekt zu kommunizieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die übliche B2B-Beziehungsverwaltung und Korrespondenz.

ISO-Zertifizierungsformular und Zertifizierungskoordination

Wenn Sie ein Zertifizierungsformular einreichen, verarbeiten wir Unternehmens-, Kontakt-, Umfangs-, Sicherheits-, Dokumentations- und Upload-Daten, soweit dies erforderlich ist, um den gewünschten Zertifizierungsweg zu beurteilen, Dokumentation vorzubereiten, den Auditprozess zu koordinieren und die Dienstleistung zu verwalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Erforderliche Daten können an die unabhängige Zertifizierungsstelle und andere konkret am Zertifizierungsprozess beteiligte Dienstleister weitergegeben werden.

Vertragsdurchführung und Kundenverwaltung

Wir verarbeiten Daten, die für den Abschluss und die Erfüllung von Verträgen, die Erbringung von Dienstleistungen, Support, Bestellverwaltung und Kommunikation mit bevollmächtigten Kundenvertretern erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Buchhalterische, steuerliche und gesetzliche Pflichten

Wir verarbeiten Daten aus Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen, Unternehmensunterlagen und anderen Dokumenten, wenn deren Aufbewahrung oder Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Wir können relevante Unterlagen aufbewahren und verwenden, soweit dies vernünftigerweise erforderlich ist, um Transaktionen zu dokumentieren, Missbrauch zu verhindern, Streitigkeiten zu lösen oder Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Analyse und nicht notwendige Cookies

Soweit wir optionale Analyse-, Werbe- oder vergleichbare Technologien einsetzen, aktivieren wir diese nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wenn eine Einwilligung erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Direktes elektronisches Marketing

Direktes elektronisches Marketing versenden wir nur, wenn hierfür eine geeignete datenschutzrechtliche Grundlage besteht und eine nach den anwendbaren Vorschriften zur elektronischen Kommunikation erforderliche Einwilligung vorliegt.

4. Daten aus anderen Quellen

Die meisten Daten erhalten wir direkt von Ihnen. Im B2B-Kontext können wir zudem berufliche Kontaktdaten oder öffentlich zugängliche Unternehmensinformationen von Ihrem Arbeitgeber, Unternehmenswebsites, öffentlichen Registern, beruflichen Netzwerken, Geschäftspartnern oder anderen rechtmäßigen Quellen beziehen. Soweit erforderlich, erfüllen wir die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO.

5. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten können insbesondere an folgende Empfänger weitergegeben werden, soweit dies für einen legitimen Zweck erforderlich ist:

• Hosting-, Infrastruktur-, E-Mail-, Sicherheits- und IT-Dienstleister;
• professionelle Berater, Buchhalter, Auditoren und Rechtsberater;
• Zahlungs- oder Finanzdienstleister, soweit für eine Transaktion relevant;
• unabhängige Zertifizierungsstellen, Auditoren und Dienstleister des Zertifizierungsprozesses;
• Auftragnehmer oder spezialisierte Partner, soweit für die Projektdurchführung erforderlich;
• Behörden oder Gerichte, wenn eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist;
• Erwerber, Investoren oder Rechtsnachfolger im Zusammenhang mit einer tatsächlichen Unternehmenstransaktion, vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeits- und Rechtsgarantien.

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, dürfen diese nur für autorisierte Zwecke und unter angemessenen vertraglichen und sicherheitsbezogenen Verpflichtungen verarbeiten.

6. Internationale Datenübermittlungen

Wenn personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, verwenden wir, soweit erforderlich, einen rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus, etwa einen Angemessenheitsbeschluss, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen anderen nach Kapitel V DSGVO zulässigen Mechanismus.

7. Aufbewahrung

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für den jeweiligen Zweck und für gesetzliche, buchhalterische, sicherheitsbezogene oder anspruchsbezogene Anforderungen vernünftigerweise erforderlich ist.

Als Arbeitsregel gilt:

• gewöhnliche Anfragen, die nicht zu einer Geschäftsbeziehung führen, werden in der Regel bis zu 24 Monate nach dem letzten wesentlichen Kontakt aufbewahrt;
• Unterlagen aus einem nicht abgeschlossenen Zertifizierungsprozess werden in der Regel bis zu 12 Monate nach Abschluss des Vorgangs aufbewahrt, sofern keine längere Aufbewahrung aufgrund von Korrespondenz, Streitigkeiten oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist;
• aktive Kunden- und Projektunterlagen werden für die Dauer der Beziehung und anschließend für den Zeitraum aufbewahrt, der zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Behandlung möglicher Ansprüche erforderlich ist;
• Buchhaltungs- und Steuerunterlagen werden für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt;
• Sicherheits- und Serverprotokolle werden für einen begrenzten, für Sicherheit, Diagnose und Incident-Untersuchung angemessenen Zeitraum gespeichert;
• Einwilligungsnachweise können so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Nachweisführung der Compliance vernünftigerweise erforderlich ist.

Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht oder anonymisiert, vorbehaltlich von Sicherungszyklen und zwingenden Aufbewahrungspflichten.

8. Ihre Rechte

Unter den Voraussetzungen und Einschränkungen der DSGVO können Sie insbesondere folgende Rechte haben:

• Auskunft über die Verarbeitung und Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• Löschung;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen;
• Datenübertragbarkeit in den gesetzlich vorgesehenen Fällen;
• Widerruf einer Einwilligung;
• Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde.

Anfragen können an info@caldermark.com gerichtet werden. Wir können Informationen anfordern, die vernünftigerweise erforderlich sind, um Ihre Identität zu prüfen.

Die zuständige polnische Aufsichtsbehörde ist der Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanislawa Moniuszki 1A, 00-014 Warschau, Polen.

9. Automatisierte Entscheidungen

Die Unternehmenswebsites von Caldermark treffen gegenüber Websitebesuchern keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung, sofern ein bestimmter Dienst nicht ausdrücklich etwas anderes vorsieht.

10. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die der Art der Daten und den bestehenden Risiken angemessen sind. Dazu können insbesondere Zugriffskontrollen, Authentifizierung, Verschlüsselung bei der Übertragung, Protokollierung, Backups, Systemhärtung und eingeschränkter administrativer Zugriff gehören.

11. Produkt- und Kundendaten

Bei bestimmten Softwareprodukten kann Caldermark personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag eines Geschäftskunden statt als eigenständiger Verantwortlicher verarbeiten. In diesem Fall bestimmt der Kunde in der Regel Zwecke und Mittel der Verarbeitung, und dessen Datenschutzerklärung gilt primär für die betreffenden Endnutzer. Eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung kann die Rolle von Caldermark regeln.

12. Websites Dritter

Links zu Websites oder Diensten Dritter unterliegen deren eigenen Datenschutzpraktiken.

13. Kinder

Die Unternehmens- und B2B-Technologiedienste von Caldermark richten sich nicht an Kinder.

14. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Dienste, Technologien oder gesetzlichen Pflichten ändern. Die aktuelle Fassung und ihr Gültigkeitsdatum werden auf der betreffenden Website veröffentlicht.

15. Kontakt

Fragen zum Datenschutz können an info@caldermark.com gerichtet werden.